A folha de pagamento é um documento que todas as empresas brasileiras que possuem colaboradores registrados precisam emitir todos os meses. Também conhecido como holerite, a folha de pagamento é de extrema importância para ambas as partes.
O motivo desse “pedaço de papel” ser tão importante, é porque nele é descrito todos os valores que o colaborador tem a receber da empresa devido seus serviços prestados no período de um mês.
Além do valor a receber, também existem diversos outros dados importantes que precisam ser discriminados na folha. Neste conteúdo, você confere quais são essas informações e muito mais!
Continue lendo o texto até o final!
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento oficial descrito no Art. 225 do Decreto nº 3.048/99 que determina que empresas de todo o país elaborem, mensalmente, a folha de remuneração paga aos funcionários registrados.
Essa remuneração é compatível com o serviço prestado no período de um mês. O Decreto determina ainda que devem existir duas vias desse documento. Uma via deve ficar com o setor de Recursos Humanos/Financeiro da empresa, e a outra via com o colaborador.
Essa folha tem todas as informações do colaborador, como nome completo, cargo na empresa, entre outros. Por isso, tem alto valor operacional, contábil e fiscal, consolidando todas as ocorrências mensais do colaborador em questão.
Não existe um padrão de folha de pagamento pré estabelecido por nenhuma entidade ou órgão. O importante é que a folha tenha todas as informações importantes e exigidas pelo Decreto. Nos tópicos abaixo você confere tudo que precisa ter na folha de pagamento.
Como calcular folha de pagamento
O cálculo da folha de pagamento é uma das etapas mais importantes e complexas do desenvolvimento da folha de pagamento. Visto que é através desse cálculo que o financeiro da empresa saberá quanto o colaborador deve receber.
O cálculo é feito com base em todos os valores que o colaborador tem direito a receber, e os descontos que devem ser realizados. Os cálculos também podem variar de acordo com a empresa e para cada colaborador.
Mas, no geral, o cálculo é feito com:
- o salário base: o valor acordado entre empregador e o colaborador;
- adicionais (quando houver): horas extras, periculosidade, adicional noturno, insalubridade, entre outros;
- descontos devidos: imposto de renda, pensão, entre outros, devem ser descontados da folha de pagamento;
- benefícios: os valores de benefícios como vale transporte, vale alimentação, entre outros, também é descontado no holerite.
É com esse cálculo Salário base + Horas extras + Adicionais – Descontos que é possível chegar no salário líquido do colaborador. Esse é o montante que ele deve receber.
O que deve ser discriminado
Como citado anteriormente, na folha de pagamento deve constar informações mais detalhadas de todos os valores de remuneração do colaborador. Assim como também é fundamental contar com os valores que serão descontados.
Confira nos tópicos a seguir.
Valores
O primeiro valor a ser inserido na folha de pagamento é o salário base. Como já comentado aqui, ele é o valor acordado entre as duas partes no momento da contratação. Esse valor serve de base para diversos outros cálculos, como por exemplo, 13º salário, férias, entre outros.
As horas extras também devem constar no holerite. As horas extras são as horas trabalhadas além da jornada regular já pré estipulada no contrato. Na folha de pagamento, as horas extras devem ser especificadas separadamente das horas normais, para que o valor acrescido fique separado do salário base.
Os adicionais de insalubridade, periculosidade ou noturno também devem ser discriminados na folha de pagamento. Eles devem ser descritos e devem ser calculados de acordo com as regras previstas na legislação trabalhista.
Em caso de benefícios, que podem ser obrigatórios ou facultativos, seus valores também precisam estar na folha de pagamento, separadamente de todos os outros valores. Quando a empresa trabalha com comissão, essa porcentagem também precisa aparecer no holerite.
Desconto
Existem descontos obrigatórios e descontos que acontecem em casos específicos. A contribuição previdenciária é um desconto obrigatório. Esse desconto é destinado ao INSS, com objetivo de garantir a aposentadoria do colaborador.
O vale transporte é um benefício que a empresa oferece para seus funcionários. Esse benefício é regulamentado pela Lei nº 7.418/1985. E esse valor também deve ser descontado do holerite. Ressaltando que o valor deve ser proporcional ao número de dias trabalhados.
O desconto da Contribuição Sindical também é obrigatório, seja o colaborador afiliado ou não ao sindicato. O valor é calculado com base no salário do colaborador e com a categoria profissional.
Pode ocorrer adiantamento salarial, seja porque a empresa concedeu assim, ou por pedido do colaborador. Em todo caso, esse adiantamento também deve constar como um desconto na folha de pagamento.
Quando um colaborador falta em um dia de serviço e não justifica sua ausência ou não apresenta um atestado médico, por exemplo, o equivalente que ele receberia àquele dia é descontado do seu holerite.
Existem também outras situações que resultam em descontos no holerite, como por exemplo, danos causados pelo colaborador, quando um funcionário é obrigado por lei a pagar pensão alimentícia, pagamento para a Receita Federal através do Imposto de Renda, entre outros.
Conte com a Duca
Montar a folha de pagamento não é uma tarefa fácil. Ela exige muita concentração e conhecimento na área para que nenhum cálculo seja feito de forma errônea. Mesmo que sua empresa conte com setor de Departamento Pessoal, Recursos Humanos e Financeiros, essa tarefa ainda pode apresentar desafios.
Por isso, é recomendado contar com o auxílio de uma empresa de contabilidade que tenha em seu time profissionais especializados. A Duca Contabilidade oferece diversos serviços para ajudar nas tarefas operacionais de uma organização, inclusive na folha de pagamento!
Entre em contato e saiba mais!
