O departamento pessoal (DP) faz parte do setor de recursos humanos (RH) de uma empresa. Sendo a área técnica com especialização na gestão de funcionários. Por fazer parte do RH, muitas pessoas confundem as duas profissões como uma só.
De modo simplificado, podemos dizer que uma área completa a outra. O DP é responsável pela parte burocrática no que envolve os colaboradores de uma organização. Sendo assim, um dos principais objetivos dessa área é cumprir a legislação e as normas trabalhistas.
O departamento pessoal é essencial para que um negócio mantenha a qualidade nas operações da gestão de colaboradores, como a organização de registros, entre outros processos que explicaremos no decorrer deste conteúdo.
Para entender melhor o que é o DP, sua importância, suas funções e mais, continue com a leitura até o final e acabe com suas dúvidas sobre o assunto!
O que é departamento pessoal?
Como citado na introdução deste conteúdo, o departamento pessoal é o setor responsável por toda a parte burocrática de uma empresa, no que diz respeito aos funcionários daquele negócio.
O DP deve fazer o acompanhamento do colaborador em todas as etapas dele dentro da organização. Ou seja, desde sua admissão, passando pelo processo de folha de pagamento, acordo dos benefícios, férias, afastamentos e chegando na demissão.
O departamento pessoal faz parte da estrutura organizacional de uma empresa. O DP é orientado pelo Ministério do Trabalho, pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e pelo Sindicato da categoria.
Esse setor precisa estar nas mãos de pessoas qualificadas, visto sua importância e a necessidade de ser gerido com precisão e seriedade. Não dar o devido valor para esse setor e não executar as tarefas da maneira correta pode resultar em graves problemas jurídicos.
Importância do DP nas empresas
O DP é essencial para todas as empresas que contam com funcionários, visto que apenas com esse setor operando de forma correta é garantido que todas as leis trabalhistas sejam cumpridas.
Cada colaborador dentro de um negócio, independentemente do porte dessa empresa, gera muitos papéis. Esses papéis são documentos importantes que comprovam toda a jornada do funcionário na empresa.
Sem um setor responsável pela organização, e elaboração correta desses documentos, essas informações podem se perder com o tempo. Isso pode ser muito prejudicial para a empresa, caso no futuro seja preciso algum desses documentos para comprovar algo.
Esse setor também se faz extremamente importante quando o assunto é a regularização do negócio com os órgãos públicos. Com um departamento pessoal bem estruturado, é possível fiscalizar o cumprimento das normas, e com isso, evitar processos trabalhistas.
O que compõe o departamento pessoal?
A composição, ou estruturação, do departamento pessoal pode variar de acordo com o tamanho da empresa. Isso porque, quanto maior o número de colaboradores, mais trabalho o setor terá.
No entanto, existem alguns setores dentro do DP que estão presentes em praticamente todas as empresas, independentemente de seu porte. São eles:
- Admissão de pessoal: após finalizar todo o processo do pessoal do RH, o DP deve continuar com o processo de admissão dos novos colaboradores. Assim, esse setor fica responsável pelo cumprimento do prazo de entrega dos documentos necessários, e outras etapas como por exemplo, o exame admissional;
- Compensação: aqui, entram todos os cálculos referentes à benefícios. Para isso, existe o controle de frequência e remunerações. Assim, não há erros e nem atrasos nos pagamentos;
- Demissão de pessoal: um dos processos mais complexos e que exige mais atenção e cuidado do pessoal do DP é o momento da demissão de funcionários. É preciso saber o valor correto da rescisão, FGTS, férias e outros benefícios. O exame demissional também é essencial.
Após a pandemia do coronavírus, houve um aumento de pessoas trabalhando em regimes híbridos ou totalmente remotos. Todos os processos do DP devem ser aplicados nesses regimes também. Porém, com algumas pequenas mudanças.
Como, por exemplo, envio de documentação e recolhimento de assinaturas por meios virtuais, comunicado da demissão, offboarding virtual, entre outros.
Departamento pessoal funções
Como também já foi citado neste conteúdo, algumas pessoas acham que DP e RH são a mesma coisa. No entanto, apesar de um complementar o outros, eles são dois setores distintos. Cada um com suas responsabilidades e funções.
Nos tópicos a seguir, separamos algumas funções principais do departamento pessoal. Confira!
Documentação dos profissionais
Ao contratar um colaborador novo, essa pessoa deve enviar uma série de documentos para a empresa. O departamento pessoal é o setor responsável por receber essa documentação dentro do prazo.
Desde 2021 o eSocial passou a ser usado em todo o país. Ele substitui as anotações na carteira de trabalho física. Isso é possível através da carteira de trabalho digital (CTPS Digital) que foi criada pelo Ministério do Trabalho e Emprego.
Desde então, o eSocial também passou a ser responsabilidade do DP. Contar com esse serviço digital ajuda a minimizar o volume de documentos físicos dentro de uma organização.
Acompanhamento de frequência
Outra função extremamente importante do departamento pessoal é o acompanhamento da frequência de todos os trabalhadores. Aqui, entra a jornada de trabalho, adicionais noturnos, banco de horas e horas extras trabalhadas.
Ter todos esses dados anotados é essencial para evitar irregularidades na hora de fazer as remunerações e também evitar problemas com a justiça. É função do DP montar a escala horária de cada colaborador e anotar as horas trabalhadas.
Todas essas informações serão colocadas na folha de pagamento.
Folha de pagamento
A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes, tanto para o colaborador, quanto para a empresa. Isso porque, é nela que estarão descritos todos os ganhos, benefícios e descontos do colaborador.
Essa folha é composta pelo salário, benefícios, décimo terceiro e os recolhimentos de taxas, como, por exemplo, imposto de renda, INSS e FGTS.
Licença e férias
Também é de responsabilidade do DP a administração de férias, licenças, atestados, afastamentos e acidentes de trabalho. Todos os arquivos referentes a esses períodos são recebidos pelo departamento pessoal, que deve integrá-los com a folha de pagamento e administrar o contato com órgãos públicos.
Departamento pessoal com a Duca
Ficou claro a importância do departamento pessoal em uma empresa, certo? Esse setor tem participação direta e ativa em diversos processos cruciais para que um negócio continue operando de forma regular e dentro das normas.
A Duca Contabilidade oferece o serviço de departamento pessoal para empresas que ainda não possuem esse setor e desejam melhorar suas operações. Para saber como contratar esse serviço, fale com um de nossos especialistas.
